Naše najnovije priče, uvidi i saveti

Svi znamo da sastanci mogu da budu ogroman gubitak vremena, međutim, malo nas je shvatilo koliko je to veliki problem. Online servis Doodle koji se bavi pravljenjem rasporeda je objavio rezultate svoje studije u kom je analizirano 19 miliona sastanaka i intervjua sa više od 6.500 radnika u SAD-u, Ujedinjenom Kraljevstvu i Nemačkoj, a rezultati nisu ispali pozitivni.

Prema izveštaju State of Meetings 2019, troškovi loše organizovanih sastanaka u 2019. godini će dostići 399 milijardi dolara u SAD-u i 58 milijardi dolara u Ujedinjenom Kraljevstvu. To je skoro pola biliona dolara samo za te dve zemlje, što predstavlja ogroman minus na račun efektivnosti biznisa. A kakve su posledice po zaposlene koji pate zbog loše organizovanih sastanaka? Prema izveštaju, ispitanici najčešće navode:

• loše organizovani sastanci znače da nemam dovoljno vremena da obavim ostatak posla (44%);
• nejasne akcije dovode do zabune (43%);
• loša organizacija rezultira gubitkom fokusiranja na projekte (38%);
• manje važni učesnici na sastanku polako napreduju (31%); i
• neefikasni procesi slabe odnose sa klijentima (26%).

Dobra vest je da postoje stvari koje svako može da učini kako bi njegovi sastanci bili bolji i delotvorniji. Izveštaj Doodle-a o stanju sastanaka sugeriše da bi ove četiri stvari mogle da naprave veliku razliku:

• postavite jasne ciljeve za vaš sastanak;
• imajte jasan program;
• ne držite previše ljudi u Sali za sastanke; i
• koristite vizuelni stimulans kao što su video i prezentacije.

Sa prosečnim poslovnim sastankom od oko sat vremena, troškovi neefikasnih sastanaka organizacije se mogu vrlo brzo sabrati. Pre nego što rezervišete salu i pošaljete pozivnice, odvojte nekoliko trenutaka da razmislite zašto uopšte želite da sazovete sastanak. Ko bi trebalo da bude prisutan? Kakve rezultate očekujete kao rezultat sastanka? Kakav se uticaj nadate da ćete imati? Kao i sa bilo kojim alatom, sastanci će dati rezultate koje želite samo kada se njihova ograničenja uzmu u obzir i obrade.

Sagorevanje na poslu negativno utiče na čovekovo mentalno i fizičko zdravlje, pokazuju istraživanja. Ljudi iz svih sfera života pričaju o sagorevanju na poslu i njegovom uticaju na život. Oni koji koji su to prošli kažu da su se osećali pesimistično, da ni za šta nisu osećali entuzijazam, kao ni osećaj ličnog postignuća.

Ta se osećanja mogu pojaviti u radnom ili kućnom okruženju ili na oba životna polja.

Studija Američkog psihološkog udruženja iz 2007. godine otkrila je da 75% Amerikanaca pati od simptoma povezanih sa stresom, i fizičkih i psihičkih, u bilo kojem mesecu godine, piše WebMD.

Je li vam nešto od ovog poznato? Ako ste zabrinuti da možda imate ovaj problem, ovo je pet pokazatelja sagorevanja na poslu:

Bol

Bol koji se ponavlja, poput glavobolje, bolova u stomaku, u mišićima.

Ljutnja

Eksplozivni ste i lako vas neko naljuti.

Ravnodušnost

Izgubili ste motivaciju i interes za svoj posao.

Cinizam

Osećate se pesimistično i cinični ste prema svemu što se oko vas događa.

Umor

Bez obzira koliko dobro spavali ili se odmarali i dalje se osećate umorno i pasivno.

Ako verujete da ste pregoreli, uvek možete zatražiti stručnu pomoć. Ako osećate prisutnost bilo kojeg od simptoma duže od dve nedelje i ako su simptomi narušili sposobnost normalnog funkcionisanja, treba se obratiti svom doktoru.

Uz to, treba razmisliti koliko sebi i sami možemo pomoći. Dobar početak je postavljanje pitanja poput: Koliko dobro brinem o sebi i svojim ličnim potrebama?

Ne treba biti prestrog prema sebi ako imate osećaj da se ne brinete previše o sebi. Većina ljudi bi se trebala puno više brinuti o svom fizičkom i mentalnom zdravlju. Ako neko ne zna odakle da počne, odgovor je: vežba, san, svesnost, druženje i ishrana. Istraživanja su pokazala da zdrave navike u tim područjima mogu pomoći fizički i mentalno.

Na pet navedenih ključnih polja svako može provesti sledeće vežbe kako bi se oporavio.

Vežbanje

Dnevno je potrebno najmanje 30 minuta vežbanja, koja se može raditi u kraćim intervalima (3 puta po 10 minuta rastezanja, šetnje, jednostavnih vežbi...).

San

Čovek treba postaviti ritam spavanja koji mu odgovara i svako veče, čak i vikendom.

Svesnost

Svaki dan se treba osvestiti i barem 10 minuta dnevno posvetiti sebi i razmišljanju.

Druženje

Svakodnevno se treba družiti s porodicom i prijateljima. To može biti telefonski poziv, kratki odlazak na kafu ili nešto treće, u zavisnosti od vremena i mogućnostima.

Ishrana

Izbacite iz ishrane prerađenu i brzu hranu, te vodite dnevnik ishrane.

Cilj je istovremeno raditi na svih pet polja koja bitno utiču na čovekovo mentalno i fizičko zdravlje. Nije dobro izabrati jedno ili više polja, a ostala zanemariti. Najbolje je malim koracima uvoditi novosti i polako menjati svoje životne navike.

Kada odete na proslavu kompanije ili bilo kakav drugi društveni događaj verovatno uvek čujete ona obvezna i predvidljiva pitanja poput „Odakle si? Čime se baviš?“. Ta pitanja su osmišljena kako bi se spasili od neugodne tišine. Dok su nekim ljudima kratki i uglavnom beznačajni razgovori dovoljni, oni bi ipak trebalo da posluže da podstaknu dublji razgovor koji će se prirodno razviti između dvoje znatiželjnih i autentičnih ljudi.

Todd Kashdan sa Univerziteta George Mason i njegove kolege otkrili su da se znatiželjni ljudi bolje povezuju. Jednostavni ljudi se lakše privlače i osećaju se društveno bliži pojedincima koji pokazuju znatiželju.

„Kada pokažete znatiželju, postavljate pitanja i saznate nešto zanimljivo o drugoj osobi, ljudi tada dele i otkrivaju više, pa je verovatnije da će i oni postavljati pitanja vama“, izjavio je Kashdan.

Postoji mnogo zanimljivih pitanja koja vas mogu dovesti do jednako zanimljivog razgovora, ali pre toga važno je znati četiri pravila kojima možete uticati na svoju povezanost sa sagovornikom.

1. Neka vaša pitanja budu dovoljno otvorena kako bi pokrenula intrigantnu priču

Postavljajte pitanja koja će podstaći priče o, primera radi, putovanjima, posebnim talentima koje neko ima, njihovim ciljevima i neostvarenim željama. Pitajte ih o njihovoj prošlosti kako biste dobili jedinstvenu priču o toj osobi.

2. Birajte pozitivna pitanja

Izbegavajte politička i verska pitanja ili bilo šta drugo što može pokrenuti potencijalne negativne reakcije. Želite postavljati pitanja koja će razgovoru dati pozitivnu notu, dajući tako priliku drugoj osobi da razmisli o nečemu zbog čega je srećna ili uzbuđena.

3. Pobrinite se da vaša pitanja pomognu drugoj osobi da se oseća važnom

Najbolji razgovor s nekim koga ste tek upoznali podrazumeva vašu želju da saznate nešto o toj osobi: šta radi, kako i zbog čega. Ovde se ponovo vraćamo na visok nivo znatiželje koji bi trebalo da imate. Želja za učenjem od nekog – čak i mlađeg i manje iskusnog – učiniće da odmah ostavite pozitivan prvi utisak.

4. Odaberite pitanja koja će poboljšati razgovor

Postavite neka jednostavna pitanja kojima ćete poboljšati raspoloženje, izgraditi razgovor i uspostaviti dobar odnos.

Evo i primera šest pitanja kojima možete započeti zanimljive razgovore:

Reci mi nešto o sebi
Koja je najvažnija stvar koju bi trebao/la da znam o tebi?
Koja je najbolja stvar koja ti se dogodila ove godine/meseca/nedelje?
Gde i kada si bio najsrećniji?
Koja je tvoja priča?
Kada bi imao/la priliku upoznati osobu koju nikada nisi upoznao/la, ko bi to bio, zašto i o čemu biste pričali?

Neformalni poslovni susret (networking) je jedno od najmoćnijih i najkorisnijih sredstava koje može biti garancija za uspeh vašeg poslovanja. Međutim, ovo je lakše reći nego ispravno uraditi. Zlatno pravilo neformalnog poslovnog susreta je pažljiv odabir ljudi sa kojima se povezujete. Ovo je glavni razlog zbog kojeg se takvi susreti tretiraju kao uspešno planiranje. Da, preduzetnici pokazuju ogromnu kreativnost, inicijativu, imaju liderske sposobnosti i u potpunosti su spremni iz oblasti svoje struke, pa ipak većinu njih nedostatak komunikativnih veština sprečava da probiju prepreku ličnog napretka.

1. Pravilo Potvrde o dolasku treba neizostavno poštovati.

U većini slučajeva, u kompanijama smatraju da će njihov izostanak sa događaja proći neopaženo ako nisu raspoloženi da mu prisustvuju na kraju radnog dana. Tako odlučuju da propuste neformalni poslovni susret zbog nečeg drugog. Međutim, ukoliko ste potvrdili dolazak, a odlučili da propustite događaj, to pokazuje da niste sposobni da održite reč kod važnijih pitanja. Ako ste dobili mesto za stolom, vi ste u profesionalnoj obavezi da događaju prisustvujete.

2. Pre odlaska na neformalni poslovni susret, potrudite se da imate utvrđeni plan. 

Vi niste osoba sa liste gostiju na poslovnom događaju čija je jedina uloga da popuni slobodna mesta u prostoriji. Organizator vas je pozvao jer on ili ona veruju da vi možete dati vredan doprinos. Štaviše, oni vam nude mogućnost da prikažete svoju stručnost. Shodno tome, profesionalno je jedino to da obavite istraživanje pre dolaska na neformalni poslovni susret. Možete potražiti govornika na pretraživaču Google, obaviti istraživanje o ključnim ličnostima koje će prisustvovati događaju ili čak pogledati šta najčešće dele na društvenim mrežama kako biste mogli pronaći zajednička interesovanja. Iako vam ovo neće oduzeti previše vremena, može se isplatiti u trenutku kada ostavite vlasnika preduzeća u neverici svojom informisanošću o njegovim ili njenim člancima u novinama ili unapređenju.

3. Ne zaboravite osmeh. 

Da, kao i obično, osmehom otkrivate delove usana i zube i nabore oko očiju. Ovo vašem sagovorniku pokazuje da zaista učestvujete u razgovoru ostavljajući utisak autentičnosti. Osoba sa grčem na licu ili osoba sa rezervisanim osmehom deluje napeto, kao da joj je nelagodno ili čak deluje nezainteresovano za datu situaciju. Koristite govor tela u svoju korist kako biste probili led i poslali sagovorniku signal da ste pouzdan i samouveren preduzetnik.

4. Pre samog učešća na neformalnom poslovnom susretu, stvorite navike o jelu.

Umesto da trošite vreme čekajući u redu za švedski sto, jedite kod kuće i stvarajte kontakte. To je razlog zbog koga ste prvobitno i došli.

5. Kada događaj počne, treba da uradite dve osnovne stvari: pomešajte se i družite sa ljudima. 

Verovatno vam je već poznato da razgovor treba da se okreće oko vašeg sagovornika. Štaviše, slušanje treba da bude zastupljeno sa 60 odsto vremena, dok postavljanje pitanja i interakcija sa sagovornikom treba da zauzme 40 odsto vremena. Kako ne biste zaboravili ime sagovornika, naviknite se na ime koristeći ga u razgovoru, u slučaju da postoji potreba da pomenutu osobu predstavite nekom drugom. Izbegavajte vođenje razgovora sa samo dve osobe, iako je ovakav razgovor teže prekinuti. Poželjno je da prilazite grupama od tri osobe ili jednoj osobi pojedinačno. Predstavite se, zatražite dozvolu da se pridružite na nekoliko minuta i produžite dalje ka drugim ljudima koje želite da upoznate.

6. Držite telefon u nečujnom režimu. 

Tehnologija je jedno od najboljih sredstava koje preduzetnik ima. Odsustvo tehnologije čini da se poneki preduzetnici osete izgubljeno, ali nije poželjno da se krećete po prostoriji sa pametnim telefonom u ruci. Izbegavajte proveravanje poruka, slanje e-pošte ili čak javljanje na telefon. Držite svoj plen na oku; ovde ste da biste ostvarili kontakte i ponudili svoju nepodeljenu pažnju ljudima koji stoje naspram vas. Umesto da stavite telefon u režim vibracije, jednostavno ga isključite. Ukoliko očekujete izuzetno važan poziv, pobrinite se da proverite telefon nasamo, a ne usred događaja.

7. Potrebno je da vam desna ruka bude uvek slobodna. 

Držite tanjir sa predjelom ili piće u levoj ruci. Takođe, nosite novčanik ili torbu sa leve strane. Ovo će vam omogućiti da u svakom trenutku budete spremni da upoznate ostale preduzetnike, pokazujući time da ste više nego voljni da ih pozdravite rukovanjem. Dok se petljate sa hranom, prebacujući je iz ruke u ruku i brišete ruke, ljudi će se zbuniti i nastojaće da vas izbegnu pre nego da vam uzvrate rukovanje na koje ste čekali.

8. Ne padajte u iskušenje sklapanja dogovora. 

Neformalni poslovni susret je najbolji način na koji možete privući nečije interesovanje, sa kojeg odlazite ostavljajući povoljan utisak. Posmatrajte ga kao način koji vam pruža mogućnost za otvaranje vrata nekih budućih odnosa. Ukoliko postanete previše agresivni ili očajni, postići ćete upravo suprotno od onoga što ste naumili da postignete, tj. ostavite dobar utisak.

9. Način na koji pozdravite osobu je način na koji je potrebno i završiti razgovor. 

Ukoliko se rukujete sa sagovornikom prilikom upoznavanja, ne zaboravite da ispružite ruku i kada budete želeli da se oprostite. Naglim odlaskom ili bez formalnog završetka, poslaćete pomešane signale vašem sagovorniku. On ili ona mogu čak pomisliti da je tokom razgovora nešto pošlo potpuno naopako.

10. Kada se događaj privede kraju, pobrinite se da se pozdravite sa domaćinom i čestitate mu na izvanrednom rezultatu. 

Ovo je pouzdan način da domaćinu date do znanja da ste bili prisutni i da ste na događaju proveli odgovarajuću količinu vremena.Takođe, nemojte biti prvi u dolasku ili prvi pri odlasku.