4 smetnje koje ometaju sastanke i kako se s njima nositi
Većina nas je imala iskustvo da prisustvuje sastanku koji je skrenuo sa kursa, ostavljajući nas zbunjenim ili kao da smo gubili vreme. Ali sastanci ne moraju biti dugotrajni, neproduktivni ili na neki drugi način bolni. Razumevanje nekoliko uobičajenih disfunkcionalnih ponašanja može pomoći menadžerima da pretvore sastanke u instrumente za uspeh tima. Autor predstavlja četiri disfunkcionalna ponašanja koja dovode do „kvara“ sastanaka, kao i šta menadžeri treba da znaju da bi sastanci svog tima bili efikasniji, efikasniji i produktivniji.
Sastanci su ključni za postizanje ciljeva, jer neguju jedinstvo i olakšavaju komunikaciju, planiranje i usklađivanje - ali samo ako se efikasno vode. Loše vođeni sastanci negativno utiču na učinak tima, koheziju i na kraju njegov uspeh u ispunjavanju ciljeva.
U istraživanju viših menadžera, 71% je reklo da su sastanci neproduktivni i neefikasni. A studija od 20 organizacija otkrila je da je disfunkcionalno ponašanje na sastancima — poput prigovaranja ili kritikovanja drugih — povezano sa manjim tržišnim udelom, manje inovacija i manjim angažovanjem zaposlenih.
Pogledajte da li sledeći scenario zvuči poznato: Dobićete pozivnicu za sastanak čiji je naslov jednostavno „Pokretanje proizvoda“, bez dodatnih detalja. Prisustvujete sastanku, jer Vaš tim upravlja komponentom pokretanja i želite da budete sigurni da ništa ne nedostaje. Lisa, vođa tima, predstavlja novu liniju proizvoda. Međutim, za nekoliko minuta, razgovor dobija zaokret kada Džon, viši izvršni direktor marketinga, počne da se žali na kulturu kompanije i nedostatak podrške višeg menadžmenta. Ovo izaziva nepovezanu, žestoku debatu o kulturi kompanije umesto lansiranja proizvoda. Svi su zbunjeni i frustrirani.
Tokom mnogo godina rada sa timovima i trenerskim vođama timova, primetio sam četiri disfunkcionalna ponašanja koja dovode do izbacivanja sastanaka iz koloseka. Da bi obezbedili produktivnost, efikasnost i efektivnost, menadžeri moraju da znaju kako da uoče, spreče i da se nose sa ovim ponašanjem kada se pojave.
Četiri disfunkcionalna ponašanja na sastancima
Četiri disfunkcionalna ponašanja, ili sastanci sa klizačima, imaju tendenciju da se pojave na sastancima kojima nedostaje fokus i jasnoća:
Problemi sa „gravitacijom“
Oni se dešavaju kada članovi tima budu uvučeni u diskusiju o izazovu ili problemu koji je suštinski nerešiv na nivou tima, slično kao sila gravitacije. Pokušaj da se reši problem gravitacije skreće vreme, mentalni kapacitet i motivaciju od rešivih problema, što dovodi do frustracije tima. U prethodnom primeru, kultura kompanije i podrška rukovodstvu su ozbiljni problemi koji odvlače pažnju od rešivog pitanja: lansiranja proizvoda.
Preopterećenje pretpostavke
Ovo se dešava kada članovi tima iznose preterane ili neproverene pretpostavke o određenom pitanju, osobi ili čak sebi. Iako su neke pretpostavke neophodne, previše oslanjanje na njih i bez validacije može dovesti do odluka zasnovanih na netačnim ili nepotpunim informacijama.
Ovo ponašanje se takođe proširuje na članove tima koji prave pretpostavke jedni o drugima, podstičući okruženje nepoverenja i sumnje, što otežava saradnju i produktivnost. Na primer, Mark i Meri rade na prezentaciji za liderstvo. Meri predlaže pristup, ali Mark pretpostavlja da ona pokušava da preuzme kontrolu i preuzme zasluge. Shodno tome, on krije informacije. Da je Mark odgovorio na svoju pretpostavku, njihova saradnja bi bila efikasnija i uspešnija.
Takođe je uobičajeno da članovi tima nesvesno pretpostavljaju da drugi imaju isto pozadinsko znanje ili razumevanje kao i oni. Što je još gore, oni veruju da mogu da reše probleme svojih kolega sličnog uzrasta bez adekvatnog konteksta. Oba scenarija dovode do frustracije i nepoverenja.
Dosadne negativne misli
Uobičajene „kognitivne distorzije“ ili neproduktivni obrasci razmišljanja koje nazivam „iritantnim negativnim mislima“ takođe mogu uticati na rezultate sastanka. Evo kako se mogu pojaviti:
• Razmišljanje na sve ili ništa: grafički dizajner odbacuje čitavu liniju proizvoda kao neuspeh, jer veruje da dizajn ambalaže nije savršen. Njegov pesimizam otežava timu da dođe do konstruktivnih rešenja i kvari opšte raspoloženje sastanka.
• Preterana generalizacija: Član tima vidi jednu negativnu recenziju kupaca i zaključuje da se proizvod svima ne sviđa. Njihova preterana generalizacija izbacuje iz koloseka razgovor, što dovodi do toga da se tim fokusira na odbranu proizvoda, a ne na identifikaciju oblasti za poboljšanje.
• Katastrofiziranje: Član tima sazna za manje smanjenje budžeta. Tvrdi da će to dovesti do otpuštanja i velikih odlaganja projekata. Njegov alarmizam odvlači tim od diskusije o praktičnim rešenjima za upravljanje smanjenim budžetom.
• Emocionalno rezonovanje: Član tima tumači nedostatak entuzijazma svoje koleginice u vezi sa njenom idejom kao znak da je njen doprinos užasan. Tim tada troši vreme uveravajući je umesto da raspravljam o osnovanosti ideje.
„Veverica u trku“
Neki članovi tima imaju poteškoća da ostanu fokusirani na svrhu sastanka i uvode nepovezane tangente (tj. veverice). Na primer, na sastanku tima koji je fokusiran na finaliziranje prodajnog predloga za potencijalnog klijenta, jedan član tima nastavlja da razgovara o detaljima zasebnog projekta kojim upravlja. Iako je relevantno za tekući rad tima, nije povezano sa fokusom sastanka tima. Njegovo ubacivanja odvlači pažnju tima, sprečavajući ih da efektivno i efikasno završe prodajni predlog. Kada tim juri veverice, gubi vreme i frustrira druge članove tima.
Sprečite sastanke sa „klizačima“
Dobri timski sastanci počinju pre nego što se zaista i održe. Dakle, način na koji pripremate i planirate sastanak može značajno uticati na njegovu efikasnost i rezultate.
Fokus i jasnoća su dva različita, ali međusobno povezana koncepta koji će pomoći u sprečavanju neželjenog ponašanja. Bez ovih faktora, članovi tima su obično zbunjeni i pojavljuju se na način koji negativno utiče na sastanak - ili se uopšte ne pojavljuju. Na primer:
• Članovi tima koji su važni za cilj sastanka misle da je njihovo prisustvo samo formalnost i stoga ne smatraju da treba da se pripremaju, učestvuju ili čak prisustvuju.
• Članovi tima misle da njihovo prisustvo implicira da imaju autoritet za donošenje odluka, relevantnost i stručnost o temama diskusije, čak i ako to možda nije slučaj.
• Članovi tima ovo vide kao priliku za umrežavanje da se povežu sa kolegama koje možda ne viđaju često, umesto da se fokusiraju na cilj.
• Članovi tima pretpostavljaju da nije potrebna priprema pre sastanka.
Evo kako da održavate sastanke svog tima na pravom putu:
Povećajte fokus svog sastanka
Pobrinite se da članovi tima ostanu na temi i da se bave samo relevantnim pitanjima, a da ih ne zaobiđu. Da bi to postigli, organizatori moraju:
• Odredite primarni cilj. Da li je cilj doneti odluku, razmišljati, uskladiti ljude ili nešto drugo? Držanje na oku sveobuhvatnog cilja pomoći će da razvijete fokusiran i jasan dnevni red. Na primer, na sastanku za donošenje odluka, cilj je da se napravi izbor između različitih opcija. Stoga organizatori moraju jasno razumeti opcije, prateće podatke, donosioce odluka i procese donošenja odluka.
• Preoblikujte ciljeve kao izjave vođene upitom. Na primer, umesto da navedete „postavljanje ciljeva“ kao temu, uokvirite tačku dnevnog reda kao „Koji su naši rezultati za projekat X?“ Radeći ovo, članovi tima mogu početi da razmišljaju o potencijalnim rešenjima čak i pre nego što prisustvuju sastanku.
• Pozovite samo članove tima koji imaju direktnu ulogu u postizanju cilja sastanka. Na primer, na sastanku razmišljanja, želite da pozovete pojedince sa različitim pozadinama i perspektivama da stimulišu različite i inovativne ideje. Nasuprot tome, na sastanku za donošenje odluka, učesnici moraju jasno razumeti opcije, relevantne podatke i imati odgovarajuća ovlašćenja za donošenje odluka.
Komunicirajte jasno
Jasna komunikacija smanjuje verovatnoću nesporazuma i ometanja. Da biste efikasno preneli fokus sastanka, uverite se da pozvani članovi tima jasno razumeju tri ključna elementa:
• Važnost: Objasnite zašto je sastanak potreban i potencijalni uticaj njegovih ishoda. Ako je ovo jasno, učesnici će uvideti hitnost i značaj sastanka i zašto je njihovo prisustvo neophodno. Na primer, možete reći: „Ovaj sastanak će odrediti marketinšku strategiju za naše predstojeće lansiranje proizvoda, što će uticati na našu prodaju i prepoznatljivost brenda.“
• Relevantnost: Jasno saopštite kako je fokus sastanka direktno povezan sa radom ili ciljevima pozvanih članova tima. Na primer, mogli biste da kažete: „Kao šef odeljenja za dizajn, potreban mi je Vaš doprinos u vezi sa dizajnom ambalaže da bismo odredili našu marketinšku strategiju.“ Ovo im pomaže da vide direktnu vezu između svojih odgovornosti i svrhe sastanka.
• Uključenost: Saopštite očekivanja za svakog učesnika, uključujući sve prethodne radove koje treba da završe, kako biste bili sigurni da su spremni.
Nemojte koristiti prečice u pisanju poziva. Koristite direktan, lako razumljiv jezik i izbegavajte žargon ili preterano tehničke termine koji bi mogli da stvore zabunu. Ovo pomaže učesnicima da razumeju poruku, posebno kada imaju različite nivoe stručnosti.
Rukovanje sastancima...
Upoznajte svoj tim sa konceptom nepoželjnog ponašanja.
Ohrabrite sve da poimence pominju ova ponašanja, kao što su „problem gravitacije“ ili „veverica“. Ovo pomaže da tim brzo prepoznaje i rešava ova ponašanja, a da pritom atmosferu održava svetlom i pozitivnom. Zatim se pozabavite ponašanjima na nepreteći način kada se pojave. Na primer, ako član tima skrene sa teme ili pokazuje nepoželjno ponašanje, nazovite ga po imenu, govoreći nešto poput: „To je veverica, zar ne?“ Ovaj pristup je manje opasan nego da kažete „niste na temi“ i može biti nežan podsetnik da ostanete fokusirani.
Osmeh je najkraća udaljenost između dvoje ljudi, tako da humor može pomoći da se uspostavi veza i pozitivan odnos između članova tima tokom sastanaka. Uvođenje neke lakoće može stvoriti ugodno okruženje u kojem se ljudi osećaju opušteno i ne oećaju da rizikuju i izazivaju jedni druge. Takođe, može izgraditi drugarstvo i poverenje i učiniti sastanke prijatnijim.
Na sastanku kojem sam nedavno prisustvovao, na primer, član tima koji je bio poznat po izbacivanju „veverica“ je rekao: „Da li je u redu ako ovde ubacim vevericu?“ Ostatak ekipe se nasmejao i dao dozvolu; neko drugi je dodao: „Bolje da bude jedna veverica koju vredi juriti.“ Član tima je izbacio „vevericu“, ali umesto da svi krenu za njom, svi su ostali fokusirani i ostali na temi. Ovaj pristup je efikasno održavao sastanak na pravom putu, a istovremeno je održavao bezbrižnu atmosferu. Bilo je fascinantno iskustvo gledati ovaj pristup na delu.
. . .
Razumevanje, sprečavanje i rešavanje nepoželjnog ponašanja će poboljšati produktivnost tima i pretvoriti sastanke od dugotrajnih, neproduktivnih i bolnih vežbi u moćne instrumente za uspeh.
