Kako ohrabriti svoj tim da vam pruži iskrene povratne informacije
Prečesto, članovi tima očekuju da im se daju povratne informacije, ali osim ako nisu eksplicitno pozvani da ponude povratne informacije naviše, neće znati da je to čak i opcija. Kao menadžerima, vaš je posao da pitate svoje zaposlene za povratne informacije o sopstvenom učinku. Kako ćete drugačije znati šta bi trebalo da radite i šta bi trebalo da radite drugačije? Ipak, možda ćete otkriti da vaši direktni izvršioci ne žele da vam daju povratne informacije koje su vam potrebne da poboljšate ili čak održite ono što funkcioniše. Ovaj članak se bavi sa pet uobičajenih prepreka sa kojima se menadžeri suočavaju u dobijanju korisnih povratnih informacija od direktnih izvršilaca i kako da ih rešite kako biste stekli uvid koji vam je potreban.
Ako ste menadžer, nije dovoljno da dajete povratne informacije svojim direktnim izvršiocima. Deo Vašeg posla je da tražite povratne informacije i od Vaših direktnih izvršilaca. Koliko god da verujete da dobro poznajete svoje prednosti i mane, bez spoljne samosvesti – razumevanja kako ono što govorite i radite utiče na druge – malo je verovatno da ćete poboljšati navike, ponašanja i prakse koje možda imate.
Ova spoljna samosvest dolazi od toga da pitate druge (posebno one koji vam izveštavaju) da podele kako Vas doživljavaju. Kako ćete drugačije znati šta bi trebalo da radite i šta bi trebalo da radite drugačije?
Ipak, možda ćete otkriti da Vaše kolege nerado daju povratne informacije koje su Vam potrebne da poboljšate, ili čak održite, ono što funkcioniše. Evo pet uobičajenih prepreka sa kojima se možete suočiti u dobijanju korisnih povratnih informacija od svojih direktnih izvršilaca i kako da ih rešite kako biste stekli uvid koji Vam je potreban.
1. Brinete o tome da li ste uopšte otvoreni za povratne informacije.
Prečesto članovi tima očekuju da im se daju povratne informacije na dole, ali osim ako nisu eksplicitno pozvani da ponude povratne informacije naviše, neće znati da je to čak ni mogućnost.
Šta da radite: Recite svom direktnom izvršiocu da niste samo otvoreni za povratne informacije, već da to želite i očekujete. Jedan od načina da to uokvirite jeste da podelite da je samousavršavanje lična i profesionalna posvećenost koju ste sebi dali - i zatražite pomoć da ispunite svoju posvećenost. Pitajte: „Da li biste mi, molim Vas, pomogli da održim obavezu koju sam sebi dao?“ Na taj način, Vaš direktni izvršilac može da posmatra njihove povratne informacije kao da Vam pomažu da ispunite obećanje koje ste sebi dali.
2. Strah od toga da „radite kako treba“.
Sposobno davanje povratnih informacija je veština koju treba naučiti. Ako Vaši zaposleni nisu naučili kako da to urade dobro – možda zato što nisu imali pristup obuci, praksi ili uzorima – onda se možda uopšte opiru tome.
Šta treba da uradite: Obavestite svoje direktne izvršioce da je povratna informacija veština koja se najbolje uči kroz praksu – odlična prilika za njihov razvoj – i da biste želeli da im date priliku da vežbaju sa Vama. Oni samo moraju da pokažu spremnost da pokušaju i da vremenom postanu bolji. Takođe može biti od pomoći da ih podsetite da učenje bilo koje nove veštine prolazi kroz četiri faze:
1. Nesvesna nekompetentnost („Ne znam da ne znam kako da ovo dobro uradim.“)
2. Svesna nesposobnost („Sada znam da ne znam kako da ovo dobro uradim.“)
3. Svesna kompetencija („Sada znam da znam kako da ovo dobro uradim.“)
4. Nesvesna kompetencija („Ovo radim dobro, a da ne razmišljam o tome.“)
Ne zaboravite da priznate i slavite njihov razvoj veština kako napreduje.
3. Strah od odmazde.
Suočimo se sa tim: Vi ste u poziciji moći. Imate pristup resursima koji su važni za Vaše direktne izvršioce. Možda se brinu da bi davanje povratnih informacija moglo da ometa njihove buduće prilike. Pored toga, u nekim kulturama davanje povratnih informacija „gore“ po hijerarhiji jednostavno nije uređeno. To bi se smatralo nepoštovanjem i neposlušnošću. Imajte na umu da ove kulturne norme mogu biti značajna prepreka.
Šta učiniti: Pokažite empatiju i poniznost. Pokušajte da kažete nešto poput: „Znam da može biti neprijatno davati povratne informacije nekome ko ima glavnu reč o tome na čemu radite, vašem napredovanju u karijeri, itd. Imao sam istu zabrinutost kada sam davao povratne informacije svom šefu. Dozvolite mi da vas uverim da vašu spremnost da mi date korisne povratne informacije – čak i ako su negativne – vidim kao jedno od vaših profesionalnih prednosti. Znam da mogu da budem bolji i želim to.”
4. Briga o povredi svojih osećanja.
Ti si samo čovek, zar ne? A povratne informacije - posebno kada se ne isporučuju vešto - mogu aktivirati osećanja društvenog odbacivanja. Vaši direktni izvrfšioci mogu biti razumljivo zabrinuti da će povrediti Vas i vezu sa Vama.
Šta da radite: Pokažite svoju samosvest tako što ćete preuzeti vođstvo u davanju konstruktivne povratne informacije prvo, što može ublažiti njihove strahove. Mogli biste reći: „Znam da sam spor i metodičan u svom poslu, često dajući prednost tačnosti u odnosu na akciju. Drugi su rekli da im je moj stil težak za rad, posebno kada se suočavaju sa kratkim rokom. Voleo bih da budem bolji u tome. Da li biste podelili ono što ste iskusili sa mnom?" A onda, kada ih navedete da razgovaraju, možete da ih pitate: „I da li postoji još nešto na čemu bih mogao da radim na poboljšanju trenutno što bi vam olakšalo rad?“
5. Sumnja da se ništa neće promeniti kao rezultat povratne informacije.
Davanje povratnih informacija je teško, ali davanje povratnih informacija koje ne dovode do poboljšanja bilo čega je još teže. Traženje povratnih informacija bez njihovog obraćanja i preduzimanja radnji u vezi sa tim brzo narušava poverenje, jer podriva Vašu iskrenost i pouzdanost.
Šta da radite: Recite im šta planirate da uradite sa povratnim informacijama koje Vam daju. Ovo bi moglo da se kaže: „Cenim što ste mi ovo rekli - i nisam siguran da mogu to da rešim upravo sada. Evo zašto…” do „Ovo je od velike pomoći i ja ću preduzeti mere da promenim ovo ponašanje. Evo mog plana…” I u oba slučaja, nastavite aktivno, otvoreno i asertivno da ih pozivate da Vam daju povratne informacije.
Još jedna pomisao: Koliko god da verujete da ste stvorili bezbedne i prijatne uslove za povratne informacije, nemojte ih kažnjavati što to ne rade. Složenost neravnoteže moći, razlike između onoga što Vi i oni možda smatrate „bezbednim i prijatnim“, kao i prethodna negativna iskustva koja su možda imali dajući povratne informacije u prošlosti (koja možda nemaju nikakve veze sa Vama) mogu učiniti ovo teže za njih nego što ste zamišljali.
Ipak, učinite sve što možete da biste bili sigurni da dobijate povratne informacije koje su Vam potrebne za rast i uspeh. Rečima poslovne direktorke Pamele Gill Alabaster: „Kontinuirano učenje vodi ka stalnom poboljšanju. Posvetite se unapređenju svog znanja, veština i stručnosti... Budite doživotni učenik.”
