Kako pomoći zaposlenom koji se bori sa upravljanjem vremenom
Ako se vaši zaposleni bore sa upravljanjem vremenom, može biti izazovno kako da rešite problem. Na sreću, postoje načini na koje vi, kao njihov menadžer, možete pomoći. Pre nego što budete frustrirani ili date oštre povratne informacije na neproduktivan način, prvo razmislite o sebi. Identifikujte emocije koje osećate i zašto, i procenite gde ste možda doprineli problemu. Zatim odredite stres i na miran način saopštite svoje potrebe svom zaposlenom. Pomozite im da daju prioritet u radu, postavljaju prekretnice, zahtevaju svakodnevna ažuriranja i tako dalje. Obavezno proslavite napredak - posebno na početku. Konačno, ako izgleda da im je to potrebno, razmislite o tome da im trener pruži podršku spolja.
Znakovi upozorenja su tu: zadaci obavljeni u poslednjem trenutku, završeni kasno ili čak zaboravljeni. Kašnjenje na sastancima. Nema odgovora na e-poruke ili odgovora u čudnim vremenima, na primer u 2 sata ujutru. I više objašnjenja zašto stavke nisu urađene nego radnje da bi se završile. Imate zaposlenog koji se bori sa upravljanjem vremenom. Kao menadžeru, može biti izazovno znati kako da rešite problem. S jedne strane, oni su vam potrebni da biste završili stvari, a vaša prirodna sklonost može biti da odgovorite sa očiglednom ozlojeđenošću zbog nedostatka praćenja ili čak da razmislite o tome da ih napišete. S druge strane, želite da razvijete članove svog tima. Možda imate zaista briljantne pojedince za koje znate da imaju potencijal da daju izuzetan doprinos ako samo mogu da shvate kako da efikasno koriste svoje vreme.
Kao trener upravljanja vremenom, svakodnevno razgovaram sa ljudima koji se bore u ovoj oblasti. Znam kako njihov mozak funkcioniše i pomažem im da se presele na mesto višeg nivoa produktivnosti.
Ako ste menadžer koji nije siguran kako da pomogne, evo nekoliko praktičnih koraka koje možete preduzeti da poboljšate situaciju, počevši od danas.
Priznajte sopstvene emocije
Ako već dugo upravljate ovom osobom, verovatno ste iskusili širok spektar emocija u rasponu od blage iritacije do potpunog besa. Vaša osećanja će se razlikovati u zavisnosti od toga koliko su problemi bili ozbiljni, u kojoj su ulozi uključeni, vaše ličnosti, vaših očekivanja i nivoa stresa.
Pre nego što date povratnu informaciju svom zaposlenom, priznajte sopstvene emocije. Napišite sve što možda mislite ili osećate na slobodan način. Nemojte deliti svoje sirove misli (putem e-pošte ili na drugi način) sa kolegom. Ova vežba je da biste postali svesni svog unutrašnjeg stanja.
Obradite ono što osećate sami ili sa osobom od poverenja i iskreno procenite zašto ste tako uznemireni. Da li je to nedostatak kontrole? Strah? Sramota? Stres? Ovaj proces vam pomaže da oslobodite nagomilane negativne emocije pre nego što date povratnu informaciju, tako da ne budete preterano oštri sa svojim zaposlenim i da učinite više štete nego koristi.
Procenite svoju ulogu
Vaš zaposleni može vrlo lako imati loše upravljanje vremenom. Ali možda biste želeli da razmislite da li takođe imate loše veštine upravljanja vremenom i na koje načine, ako ih ima, doprinosite problemu.
Ako pošaljete zadatke u poslednjem trenutku, ne date jasna uputstva, odbijete da postavite prioritete, nemate sistem praćenja ili zaboravite da date povratne informacije, onda bi vaše akcije mogle da igraju ulogu u situaciji. Ako takođe očekujete da vaši zaposleni budu stalno dostupni putem e-pošte, četa ili drugih kanala, tako da ne mogu da postave granice za završetak fokusiranog rada, takođe ste delimično krivi za borbe sa kojima se suočavaju.
Identifikujući ove probleme pre razgovora sa povratnim informacijama, možete da priznate gde ste takođe mogli bolje da uradite.
Odredite stres
Ranije ove godine, imao sam situaciju koju sam smatrao veoma stresnom sa spoljnim izvođačem. Postojao je veliki projekat koji su mi trebali da završe, a oni su veoma kasnili. Jednog dana dok sam razmišljao o tome, shvatio sam da u okviru većeg projekta postoji samo nekoliko različitih stvari koje su najvažnije. Kada se to završi, moj stres bi se dramatično smanjio, a za druge delove bi trebalo više vremena.
Razjašnjavajući svoje najvažnije potrebe, osećao sam se mnogo manje pod stresom i mogao sam da saopštim šta mi je potrebno da se što hitnije vratim, čak i ako ceo projekat nije završen.
Odvojite vreme da razmislite šta tačno uzrokuje probleme za vas zbog nedostatka upravljanja vremenom kod zaposlenog: Zar nemate ono što vam je potrebno za važne sastanke ili prezentacije? Da li ste pod stresom zbog toga što vas traže da pregledate stvari u poslednjem trenutku? Da li vas njihove akcije koštaju vremena ili novca? Da li se osećate uznemireno kada nema dobre komunikacije o statusu? Kada ovo saznate, to će vam pomoći da se fokusirate na diskusije o povratnim informacijama.
Komunicirajte šta vam je potrebno
Kada tačno znate šta vas muči, mirno recite šta vam je potrebno, kada vam je potrebno i zašto vam je potrebno. Takođe možete da ih pitate šta im je potrebno od vas da biste im pomogli da budu uspešni.
Iako ćete se možda osećati u iskušenju da svu svoju frustraciju oslobodite zaposlenima o stresu koji su vam izazvali i problemima koje su imali, oštar pristup će se obično vratiti. Biće tako preplavljeni tvojim besom i isključiće se ili će postati odbrambeni i postavljeni u zid. Duboko udahnite i pokušajte da zapamtite da oni verovatno misle dobro, ali se jednostavno bore u ovoj oblasti.
Pomoć na početku
U nekim situacijama, jednostavno davanje povratnih informacija o tome šta vam je potrebno ili želite, može da poboljša situaciju. Ali u drugima, moraćete da učinite više da biste pomogli da stvari napreduju.
Da biste pokrenuli zaposlenog, razmislite o preduzimanju ovih radnji sa njima:
• Radite sa njima na određivanju prioriteta u radu
• Razmislite u kom pravcu ćete krenuti
• Razgovarajte o manjim delovima
• Postavite srednje prekretnice
• Uradite deo posla sa njima na sastanku
• Udružite ih sa kolegama
• Zahtevajte svakodnevna obaveštenja o tome šta su planirali da urade i šta su postigli
Strukturiranje situacije tako da mogu da dobiju i zadrže zamah može učiniti svet razlika.
Cenite napredak
Kada počnete da primećujete kretanje u pravom smeru, pokažite zahvalnost za svaki korak napred. Možda ćete biti zabrinuti da će prebrzo davanje pozitivnih povratnih informacija kada još uvek nisu sve uradili dovesti do toga da opuste. Ali obično je suprotno. Pozitivne povratne informacije pomažu im da izgrade samopouzdanje, pozitivnost i motivaciju i mogu ih potaknuti ka boljim i boljim rezultatima.
Vaš zaposleni verovatno zna da ima stvarno loše upravljanje vremenom i možda će se zbog toga osećati gore od vas. Polaganje u njih je kontraproduktivno; povećane negativne emocije u vezi sa njihovim radom obično izazivaju više kašnjenja, a ne manje. Zapamtite da ste u istom timu. Umesto da ih rušite, gradite ih na svakom koraku.
Dobijte spoljnu podršku
Ponekad ste preblizu situaciji. Koliko god se trudili, ne možete dati objektivnu, smirenu povratnu informaciju. Ili vaš zaposleni možda neće moći da bude iskren prema vama o tome šta se zaista dešava, kao što je gubljenje sati svakog dana listajući njihov telefon ili situacija kod kuće koja im može odvratiti pažnju.
U ovim situacijama može biti od pomoći da povežete svog zaposlenog sa spoljnim resursima kao što su obuka za upravljanje vremenom, interni trener ili eksterni trener koji im može pomoći da razviju ove veštine. Neko sa iskustvom u pomaganju ljudima da prevaziđu ove izazove i ko je emocionalno udaljeniji od situacije često može biti efikasniji od nekoga sa istorijom frustracije.
Kao menadžer, ne možete nikoga prisiliti da poboljša upravljanje vremenom. Ali vaša komunikacija i akcije mogu da naprave ogromnu razliku u sposobnosti vašeg zaposlenog da prevaziđe njihove borbe i poveća njihovu produktivnost.
