Kako da odgovorite na nerazuman zahtev
Nerazumni zahtevi ne moraju da se vide kao nerešivi zahtevi. Ovih šest strategija vam mogu pomoći da efikasnije reagujete i osećate se osnaženije. Prvo procenite odnos. Kako (ili ako) odgovorite pojedincu i ukoliko odlučite da pokušate da izađete u susret zahtevu, verovatno će zavisiti od vašeg odnosa. Takođe, budite radoznali. Postavite otvorena pitanja o tome šta se zaista krije iza zahteva da se rasvetli šta je drugoj osobi zaista potrebno (naspram onoga što misli da joj je potrebno). Podignite svest. Često je deo agresivnosti nerazumnog zahteva to što osoba koja postavlja zahtev nema pojma da je ono što traži nerazumno. I na kraju, budite jasni oko svojih granica, ponudite alternativna rešenja i obavestite drugu šta bi funkcionisalo sledeći put.
Svakog dana, kreiramo i primamo više zahteva kako u našem ličnom, tako i u profesionalnom životu. Veći deo njih je razuman, ali s vremena na vreme, postoji po neki koji nije. Nerazuman zahtev obično podrazumeva veliko pitanje koje zahteva izuzetan napor i deluje krajnje nepraktično. Ili zahtev može biti nerazuman zbog toga kada ili kako je napravljen – bilo u poslednjem trenutku ili na zahtevan ili pretpostavljeni način, ili svega navedenog.
Ranije u svojoj karijeri, kao investicioni bankar na nižem nivou, dobio sam zahtev koji je bio trifekat svakog od navedenih elemenata. Kada sam hteo da odem na večeru sa prijateljima, dobio sam govornu poštu od višeg bankara u mojoj firmi koji mi je rekao da za dva sata budem na letu od San Franciska do Vašingtona da prisustvujem sastanku klijenata nerednog jutra. Više o ovome uskoro.
Neizbežno, primićemo zahteve koji deluju nerazumno – a istraživanja pokazuju da ako ste žena, možda ćete ih dobiti više. Znam da sam dobio nekoliko tokom godina. Ovi zahtevi mogu doći od ljudi koje poznajete, kao što su klijent, kolega sa posla, šef, prijatelj ili poznanik, ili od ljudi koje ne poznajete koji su vam se hladno obraćali ili su vam upućeni.
Bez obzira na to ko postavlja zahtev, evo šest strategija koje će vam pružiti veći osećaj posredovanja dok odgovarate na zahtev koji vam se ne čini razumnim.
Procenite odnos.
Kako (ili ako) odgovorite pojedincu i koliko odlučite da pokušate da izađete u susret zahtevu, verovatno će zavisiti od odnosa. Istraživanja pokazuju da reciprocitet – ispunjavanje zahteva za nekoga ko je ispunio jedan za vas, i obrnuto – ima jači efekat za lične odnose od radnih odnosa.
Dinamika moći, kao što je zahtev koji dolazi od šefa (ili šefovog šefa) ili važnog klijenta takođe može uticati na to koliki pritisak osećate da se pridržavate zahteva (što ne znači da bi trebalo).
Ako se radi o hladnom zahtevu od nekoga koga ne poznajete, anonimnost će vam verovatno olakšati da ljubazno odbijete zahtev (ako odlučite da uopšte odgovorite).
Budite radoznali.
Postavite otvorena pitanja o tome šta se zaista krije iza zahteva da se rasvetli šta je drugoj osobi zaista potrebno (naspram onoga što misli da joj je potrebno). Na primer, pitao sam starijeg bankara koji je zahtevao da skočim na sastanak, „Zašto je važno da prisustvujem ovom sastanku?“ Saznao sam da je klijent jednostavno želeo predstavnika firme na sastanku i stariji bankar je želeo da bude obavešten o tome šta se dogodilo. Ako je to bilo sve što je važno, znao sam da neko drugi može da zauzme moje mesto.
Isto tako, ako vas šef pita da radite ceo vikend na analizi, mogli biste da se zapitate: „Šta se nadate da će vam ova analiza reći?“ Možda ćete otkriti da im navedena analiza neće dati informacije koje traže i da je bolje da ih pronađu iz drugog izvora, ili da postoji mnogo efikasniji način da dobijete dobro zastupanje onoga što vaš šef traži u kratkom roku, a to će biti dovoljno.
Podignite svest o drugoj osobi.
Često je deo agresivnosti nerazumnog zahteva to što osoba koja postavlja zahtev nema pojma da je ono što traži nerazumno. Oni imaju slepu tačku ili oko posla koji se odnose na ispunjenje zahteva ili uticaja koji bi ispunjenje zahteva imalo na pojedinca, njihov tim i druge tokove rada. Ono što oni misle da je jednostavno može da potraje danima ili nedeljama i da podrazumeva mnogo više posla nego što su ikada razmatrali. To posebno može da bude slučaj za više senior lidere koji se možda više odvajaju od posla.
Dobar vođa će se raspitati o poslu koji je uključen u nešto urađeno, ali ako to ne urade, možete taksatiиno podeliti ove informacije kako biste podigli svest i dali im priliku da naprave informisan izbor. Moglo bi se reći nešto poput: „Ovaj novi zahtev će uzeti celu sedmicu da bi tim radio na njemu, što znači da nećemo moći da se fokusiramo na X. Da li je ovo još uvek nešto što želite da uradimo?“
Nekoliko konsultantskih kolega je takođe podelilo priče o klijentima koji su tražili značajan posao koji je bio van delokruga projekta. Dok je „nekontrolirani porast opsega projekta“ (eng. scope creep) neizbežan u konsaltingu, možete reći nešto poput: „Svakako možemo da uradimo ovaj dodatni posao koji tražite. S obzirom da to nije u delokrugu našeg originalnog projekta, dozvolite mi da vam javim koliki će biti dodatni trošak.“ Opet, ovo taktički podiže svest o dodatnom poslu koji je uključen i daje drugoj strani izbor. Možda je to težak razgovor, ali to je onaj koji postaje lakši sa vežbanjem i vredan je toga.
Budite jasni u svojim granicama.
Zahtev može da zadire u vaše vrednosti, kao što su poštovanje, ravnoteža posao-život, kapital, porodica, zdravlje, profesionalizam, integritet itd. Ako se osećate besno ili iziritirano zahtevom, to je jasan znak da je jedna od vaših vrednosti nagažena. Osetio sam kako krv počinje da mi ključa kada sam primio govornu poruku od senior bankara sa zahtevom da skočim na sastanak sa obaveštenjem od dva sata, jer se sukobljavalo sa mojim vrednostima poštovanja i autonomije. Biti jasan u pogledu svojih vrednosti može pomoći u vođenju donošenja odluka kada je u pitanju određivanje šta ćete ili nećete uraditi (ili ako uopšte želite da ostanete u tom poslu).
Pored nerazumnih zahteva, postoje i zahtevi koji su potpuno neprikladni. Na prethodnom poslu od koleginice je zatraženo da predstavi tuđi rad jer je bolje govorila engleski (koji je za njenu koleginicu bio drugi jezik). Druga osoba je podelila da je, dok je bila u bolnici u teškom stanju, njen šef (ne pitajući kako je), rekao: „Možete li samo da zgrabite laptop i završite ovih nekoliko stvari?“
Uprkos agresivnosti ovih zahteva, srebrna postava je u tome što imaju tendenciju da mnogo lakše kažu ne. U slučaju prezentacije, pojedinac bi mogao da kaže: „Ne osećam da je na mene da govorim u ime tuđeg rada. To im otima vidljivost i razvojnu priliku koju su stekli i u suprotnosti je sa ciljevima firme DEI. Te stvari ne samo da daleko nadmašuju prednosti koje tražite, već je to nešto što mislim da zaista ne želite.“ (Ovaj poslednji deo omogućava drugoj osobi da sačuva obraz).
Ponudite alternativna rešenja.
Kada sam saznao da je moje prisustvo zatraženo na sastanku klijenata u Vašingtonu D.C. da zastupam firmu i hvatam beleške da bih senior bankaru dao informacije, našao sam drugo rešenje. Pozvao sam pripravnika u našem odeljenju koji je tražio neka dobra iskustva u učenju, imao kapacitet, bio je udaljen samo na kratku vožnju vozom od klijenta i bio je nestrpljiv da dođe — voila! Problem je rešen. Ovo ne znači da nisam dobio nikakvu zamerku zbog toga, ali je dovelo u pitanje i pretpostavku mog šefa o tome ko stvarno treba da ispuni zahtev. To je takođe podiglo njegovu svest da ponekad postoje i druga (bolja) rešenja od prvih koja mu padnu na pamet i da je možda mogao bolje da izvaga troškove i prednosti različitih rešenja.
Druga vrsta nerazumnog zahteva koji sam dobio u više navrata, je primanje drskog zahteva emailom od nekoga koga ne poznajem, sa nekom verzijom „Želeo bih da zakažem sat vremena sa vama sutra u 9 ujutru kako biste mogli da mi date neki savet u karijeri“. Prvo, sat vremena je mnogo vremena za traćenje. Drugo, kao što je verovatno slučaj sa većinom zauzetih profesionalaca, moj kalendar je prilično pun, tako da je u najmanju ruku smelo očekivati da će druga osoba biti slobodna. Treće, ton je prilično zahtevan za nekoga ko traži pomoć. Povodom toga što sam odgovorio na tako loše izvedene zahteve (a ima i onih na koje nisam odgovorio), odbio sam njihov zahtev rekavši nešto poput: „Često sam rezervisan nedeljama unapred, tako da nisam u mogućnosti da se sastanem u tako kratkom roku. Evo nekoliko linkova do resursa koji bi mogli da budu od pomoći.“
Obavestite drugu osobu šta će raditi sledeći put.
Ako je deo onoga što zahtev čini nerazumnim nešto što se može modifikovati kako bi zahtev sledeći put bio prihvatljiviji, obavestite drugu osobu. To je način da pružite ljubazne, ali direktne povratne informacije i napravite pozitivnije interakcije u budućnosti. Na primer, mogli biste da kažete: „Ako možete da mi date malo više informacija sledeći put, možemo vam dati nivo detalja koji tražite u ovom izveštaju“, ili „Ako možete da mi javite početkom nedelje šta vam je potrebno za sledeći sastanak osoblja ponedeljkom ujutru, umesto da čekate do petka popodne, to bi pomoglo da se izbegnu nepotrebne protivpožarne vežbe i rad vikendom.“
Nerazumni zahtevi ne moraju da se vide kao nerešivi zahtevi. Korišćenje gore navedenih strategija vam može pomoći da efikasnije reagujete i osećate se osnaženije.
